仕事の「型」をつくる
こんばんは。
土日は死ぬほど頭が疲れていてブログをさぼってしまいました。今日からまた頑張ります！
今日のテーマは『仕事の「型」をつくる』です。
これは前職含め、会社のデキる先輩たちが共通しておっしゃっている仕事のコツです。
私も実践していて手ごたえを感じているので共有しようと思います。
仕事の「型」とは？
今日お話しする「型」ですが、これは、
「何らかの仕事に対して、ある程度の決まった方法に当てはめて仕事に取り組むこと」
を指すと思ってください。
巷でいわれる「フレームワーク」みたいなものもそうですし、「マイルール」的なものでもいいと思うのですが、何らかの方法に当てはめた方が仕事のとりかかりでは特に有効だと考えています。
私は以前、上司から振られた仕事に対して、特にその仕事の意味も考えずにいきなり取り組み始めたり、段取りを考えずにとりあえず着手できるところから始めたり、場当たり的な対応を取っていることがありました。
しかし、それではダメだということを、コンサルになってから特に思い知らされました。
簡単な仕事だったら適当にこなしても問題ないのですが、コンサルの仕事は一つ一つの難易度が高く、とてもじゃないですが私のような凡人の地頭勝負では限界でした。
そこで取り入れたアドバイスがこの『仕事の「型」を作る』ということなんです。
いろいろなルール、型はあると思うのですが、私が一番よく使う「5Ｗ1H」を例として紹介します。
「型」を使う具体例
ここで「5Ｗ1H」を仕事で使う具体例を二つほど挙げてみます。
①日本の証券業界の今後の動向について調べる
一つ目は戦略コンサルのような超ざっくりした例です。
こんな依頼が来たら、前提条件がなければ、何から始めていいか全然わからないですよね…！
ここで、5W1Hを使って状況を整理することから始めてみます。
When
⇒「いつまでに」提出する必要があるのか、「いつの動向（何年後めど？）」について調べるのか
Where
⇒「どこで」使われる資料を作るのか
Who
⇒「だれ」が使う資料なのか、日本の証券業界とは「だれ（大手のみ、中小も含む、外資の日本法人は？など）」を指すのか
What
⇒「今後の動向」とは具体的に何を求められているのか
Why
⇒「なぜ」今後の動向について調べる必要があるのか、求められている目的は何か、「なぜ」私または自社に依頼が来ているのか
How
⇒「どのように」調べるのか、「どのように」段取り（レビュー等）をして資料を仕上げるのか
というように必要な要素を洗い出して、状況を明らかにした上で仕事を始めると、何も考えずに仕事を始めるよりも、きちんとゴールに向かって正しいアプローチで進められることが多くなります。
逆に、思い付きで動き始めたら迷子になった挙句納期も守れず、求めた成果物とは程遠いものができあがるなんていう可能性もあります。
②会議の調整をする
もう一つ、もう少し身近で簡単な仕事にも使える例を挙げます。
When
⇒「いつ」行われる会議なのか（何分の会議なのか、も含む）、「いつ」までに予定を押さえておくのか
Where
⇒「どこで」行われる会議なのか
Who
⇒「だれが」参加する会議なのか
What
⇒「なにを」議論する会議なのか
Why
⇒「なぜ」この会議を行う必要があるのか
How
⇒「どのように」会議調整を行うのか（電話で依頼、メールで依頼など）
上記の例は、これらの要素をきちんと考え、依頼を受けた後すぐに確認しておくことで、仕事がスムーズで抜け漏れのないものになるという例ですね。
結局「型」の何がメリットなのか？
私の考える「型」のメリットのうち大きな点を2つ述べます。
①振り返りがしやすい
⇒「型」を使うことで、その仕事が終わった後にも、どの観点が弱かったのか振り返ることが容易になります。
5W1Hでいえば、イマイチ刺さらないプレゼンだったなというときには、「Why」「What」の考えが浅かったと考えられます。
クライアントの求めるスピード感と認識があっていなかった時には、「When」（一部「Why」でもある？）の考慮が弱かったのかもしれません。
このように反省がしやすいので、次に活かしやすいと思います。
場当たり的に仕事をすると、反省も場当たり的で、次に応用できないことも多いと思います。
②常に一定のクオリティの仕事ができる
⇒仕事をパターン化することによって、一定の質を保った仕事ができるようになります。
場当たり的に動くと、その人の地頭に依存した結果しかもたらさないので、仕事の質がブレブレになります。
得意なことはうまくできても、苦手なことになるとがっつりクオリティが下がることもあり得ます…。
※あとは、5W1Hに限った話ですが、「抜け漏れがなくなる」というのが非常に大きなメリットだと思っています。
最後に
ビジネス本みたいなまじめなこと書いちゃいました。突っ込みどころは多いと思うのでコントいただけると嬉しいですね…。
最近、大学までの友達もいるTwitterに（図らずもですが）ブログの存在を知らせたので、やや恥ずかしい思いもありますが、これからもコツコツ文章を書いていきます。
友達が見ていると思った方が、変な記事書けないなという気持ちになりますし！
それではまた。
